Пошаговый чек-лист для участников выставки

Чтобы участие в выставке «Аналитика Экспо» прошло максимально результативно, важно уделить внимание каждому этапу подготовки к мероприятию

Предлагаем вашему вниманию список советов и рекомендаций, которые помогут оценить, насколько ваша компания готова к участию в выставке, а также решить намеченные бизнес-задачи на крупном межотраслевом событии.

Участие в выставке можно разделить на 3 этапа:

• Перед выставкой
• Во время выставки
• После выставки

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Перед выставкой

На подготовительном этапе важно определить цели, которые ваша компания хочет достичь по результатам выставки. Лучше всего для этого применить стратегию поставки целей по SMART: они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени. Не менее важно поддерживать контакт со своей аудиторией круглый год: принимать участие в отраслевых вебинарах, публиковать новости на сайте компании и в профильных изданиях, приглашать партнеров и потенциальных клиентов на стенд на выставке.

Узнайте о бесплатных и дополнительных возможностях продвижения у команды выставки >>

Полезные ссылки:

Партнерские и дополнительные рекламные возможности >>
Государственная поддержка участников >>

Особое внимание нужно уделить выставочному стенду компании, ведь именно от качества стенда зависит, как много посетителей обратят внимания на ваше оборудование.
Чтобы быть уверенным, что ваш стенд соответствует критериям эффективности, убедитесь в следующих пунктах:

• У вас подписан договор с организатором, выбрано и подтверждено место и площадь стенда
• У вас заказана стандартная застройка стенда от Организатора или выбран подрядчик на дизайн и проектирование стенда
• У вас заказана необходимая мебель и оборудование, а также технические подключения (вода, электричество, Wi-Fi)
• У вас спланирован график активностей на стенде
• У вас оформлена необходимая техническая документация (заявки на ввоз и вывоз оборудования, заказаны услуги логистики и доставки)

Полезные ссылки:

Застройка стендов >>
Руководство участника выставки >>
Техническое руководство >>

Во время выставки

Выставка «Аналитика Экспо» продлится всего 3 дня, за которые важно успеть сделать все задуманное. Перед началом первого дня убедитесь, что у вас готовы все необходимые материалы: презентации, брошюры, шаблоны коммерческих предложений, визитки в достаточном количестве, сувенирная продукция и т. д.
До 70% успеха на выставке заложены в стенде. Важны не только дизайн и застройка стенда, но и такие простые, но важные вещи, как изолированное место для переговоров, оборудованное складское помещение, канцелярия, оборудование, угощения для посетителей, питание для сотрудников. И, конечно, выставку невозможно представить без личного контакта и взаимодействия с группами посетителей, поэтому важно знать особенности коммуникации с каждой из них. Выделим основные 5:

• Существующие клиенты и партнеры
• Потенциальные клиенты
• Случайные посетители
• Конкуренты
• Журналисты и СМИ

Для каждой аудитории необходимо заранее подготовить шаблон диалога и набор «шпаргалок» для коммуникации персоналу, который будет работать на стенде, ведь именно они будут представлять вашу компанию.

Проверьте, насколько ваша команда готова к выставке:

• У вас рассчитан и подготовлен список персонала, работающего на выставке, а также есть список дополнительного персонала при необходимости
• У вас составлен график работы, определены и поделены функционал и зоны ответственности каждого участника команды
• Если ваша компания из другого города, у вас забронированы гостиницы и куплены билеты
• У вас заказы беджи для сотрудников, которые будут работать на выставке
• Вы составили график встреч с клиентами и партнерами на выставке, а также собраний с командой перед и во время выставки
• Вы выбрали способ сбора и учета полученных контактов на выставке

После выставки

Активность компании после выставки не менее важна, чем в дни ее проведения. Не забудьте обработать все полученные контакты и занести их в свою CRM, отправить обещанные материалы, а также провести follow-up рассылку по базе и анонсировать дальнейшую работу. Через 2–3 недели позвоните ключевым посетителям, чтобы напомнить о себе и обсудить детали дальнейшего взаимодействия.